01

Starfsreglur stjórnar

Starfsreglur stjórnar Lánasjóðs íslenskra námsmanna

1. gr. Tilgangur
Í lögum um LÍN nr. 21/1992 er mælt fyrir um skipun stjórnar LÍN, hlutverk hennar og ýmis verkefni. Starfsreglur þessum er ætlað að vera til fyllingar ákvæðum laganna og mæla nánar fyrir um störf stjórnarinnar, einkum varðandi boðun og framkvæmd stjórnarfunda.

Starfsreglurnar eru settar af stjórn LÍN sem getur ákveðið að víkja frá ákvæðum þeirra ef ástæða þykir til.

2. gr. Boðun og undirbúningur stjórnarfunda
Fundir stjórnar LÍN skulu að jafnaði haldnir einu sinni í mánuði, en sjaldnar yfir sumartíma.
Formaður kveður til fundar og stýrir þeim. Hann getur falið skrifstofu LÍN að boða til stjórnarfunda fyrir sína hönd. Varaformaður stýrir fundum í fjarveru formanns.

Formanni er skylt að boða til fundar ef einhver stjórnarmanna eða framkvæmdastjóri krefst þess. Ef slík krafa kemur fram skal fundur boðaður eigi síðar en viku frá því að formaður sannanlega fékk vitneskju um slíka kröfu. Boða skal til fundar með einnar viku fyrirvara nema nauðsyn kalli á fund með styttri fyrirvara. Fundi má boða á þann hátt sem nær til stjórnarmanna, t.d. munnlega á stjórnarfundi ef allir stjórnarmenn eru viðstaddir eða með tölvupósti. Fundargögn skulu aðgengileg stjórnarmönnum minnst tveimur dögum fyrir stjórnarfund

Framkvæmdastjóri, í samráði við formann, annast undirbúning stjórnarfunda og þeirra mála sem taka á til umræðu á stjórnarfundi. Stjórnarmenn skulu snúa sér til formanns óski þeir eftir að tekin verði á dagskrá einstök mál.

3. gr. Ályktunarbærni og þátttaka í stjórnarfundum

Stjórnarfundir eru ályktunarbærir ef meirihluti stjórnarmanna er mættur eða tekur þátt í fundinum í gegnum síma eða annars konar fjarfundabúnað. Afl atkvæða ræður úrslitum mála, en falli atkvæði jöfn við afgreiðslu mála sker atkvæði formanns úr og það sama á við um staðgengil formanns sé formaður fjarverandi. Ef brýna nauðsyn ber til er heimilt að afgreiða mál utan funda á skriflegan hátt (þ.m.t. með tölvupósti). Til þess að slíkt sé heimilt þá þarf annars vegar að liggja fyrir að enginn stjórnarmaður mótmæli slíkum afgreiðslumáta og krefjist stjórnarfundar um viðkomandi málefni. Hins vegar þarf skriflegt samþykki meirihluta stjórnarmanna eftir hefðbundnum reglum. Bókað skal um skriflega ákvörðun stjórnar á milli stjórnarfunda í fundargerð næsta stjórnarfundar. Forfallist stjórnarmaður skal hann boða varamann sinn til fundar. Hann skal jafnframt upplýsa formann eða framkvæmastjóra um forföll sín.

Um hæfi stjórnarmanna til meðferðar einstakra mála fer samkvæmt lögum. Stjórnarmenn skulu gæta að hæfi sínu og upplýsa stjórnina séu þeir í vafa um hæfi sitt. Sérhver stjórnarmaður eða framkvæmdastjóri geta vakið athygli á mögulegu vanhæfi einhvers stjórnarmanns.Verði ágreiningur um hæfi stjórnarmanns til meðferðar máls sker stjórnin úr með atkvæðagreiðslu en viðkomandi stjórnarmaður skal þá ekki greiða atkvæði. Framkvæmdastjóri situr stjórnarfundi nema annað sé sérstaklega ákveðið. Aðrir starfsmenn eða utaðkomandi gestir sitja fundi samkvæmt ákvörðun stjórnar.

4. gr. Málefni stjórnarfunda
Stjórn LÍN skal á fundum sínum fjalla um þau mál sem ástæða er til og varða starfsemi sjóðsins, einkum mál sem snúa að stefnumörkun, eftirliti með daglegri starfsemi, fjárhag, lögboðnum úrlausnarverkefnum eða málum sem teljast óvenjuleg eða mikilsháttar. Framkvæmdastjóri skal gæta þess að stjórnin sé á hverjum tíma upplýst um helstu þætti í starfsemi LÍN og er jafnan heimilt að taka einstök mál upp við stjórn sjóðsins. Sem dæmi um mál sem koma til umræðu má nefna:

Fjárhagsáætlun LÍN fyrir hvert starfsár og fjárlagatillögur - desember - feb/mars.
Fjárhagur, rekstrarafkoma og sjóðsstreymi - mánaðarlega.
Umfjöllun um ársreikning og endurskoðendaskýrslu - kynning endurskoðanda - mars.
Fjárhagslegar áhættur í starfssemi LÍN - maí/júni.
Innra eftirlit með starfsemi sjóðsins - janúar/apríl.
Virkni lykilþátta í daglegum rekstri s.s. upplýsingakerfis - október/nóvember.
Tillögur að úthlutunarreglum vegna komandi námsárs - janúar/febrúar.
Úrlausn vafamála einstakra lánþega - mánaðarlega.
Skipan undirnefnda - eftir atvikum.
Starfsáætlun námsmannasamtakanna - fyrsta stjórnarfundi að hausti.
Skil á fullnaðarskýrslu námsmannasamtakanna með yfirlit yfir starfsemina.

5. gr. Fundargerð
Haldin skal fundargerð um þau mál sem rædd eru á stjórnarfundum og ákvarðanir í þeim. Í fundargerð skal a.m.k. bókað hvenær fundur er haldinn, hverjir sitja fund, hver er dagskrá fundarins, hvaða tillögur voru lagðar fyrir fund, hver var niðurstaða dagskrármálefnis og upplýsingar sem nauðsynlegt er að fram komi vegna ákvarðana. Þessu til viðbótar skal tilgreina hvaða fundargögn voru lögð fram. Þá er einstökum stjórnarmönnum heimilt að fá bókaðar athugasemdir við einstakar ákvarðanir eða meðferð mála. Fundargerð skal samþykkt á næsta fundi stjórnar og staðfest með undirritun þeirra sem sátu fundinn. Hafi stjórnarmaður boðað bókun skal henni skilað eigi síðar en þegar fundargerð er afgreidd. Fundargerð ásamt framlögðum fundargögnum skal varðveitt á skrifstofu LÍN og skulu allir stjórnarmenn hafa aðgang að þeim gögnum.

6. gr. Undirnefndir stjórnar
Stjórn getur skipað undirnefndir úr hópi stjórnarmanna til að fjalla um einstök mál og gera tillögur fyrir stjórn sjóðsins. Tvær fastanefndir starfa á vegum stjórnar, annars vegar endurgreiðslunefnd sem fjallar um mál tengdum endurgreiðslum námslána. Hins vegar vafamálanefnd sem fjallar um mál tengdum lántökum sem enn stunda nám. Í hvorri nefnd sitja tveir stjórnarmenn. Við skipun undirnefnda skal þess gætt að ákvörðun um skipun hafi að geyma a.m.k. markmið nefndarinnar, afurð starfs hennar, áætluð verklok og hverjir sitji í nefndinni.

Forfallist nefndarmaður í undirnefnd getur hann kallað til hvaða stjórnarmann sem er í sinn stað. Hann skal staðfesta það með tölvupósti til „varamannsins“, þess stjórnarmanns sem einnig var skipaður í nefndina og starfsmanns LÍN sem sinnir þjónustu við nefndina eða þá framkvæmdastjóra ef slíkt er óljóst. Skrifstofa LÍN skal halda fundargerðir/minnisblöð um ákvarðanir eða niðurstöður undirnefnda. Við lok starfa undirnefndar skal stjórn gerð grein fyrir afurð starfa hennar á viðeigandi hátt.

7. gr. Þagnarskylda
Stjórnarmenn eru bundnir þagnarskyldu um allt það sem varðar innri málefni lánasjóðsins og telst til viðkvæmra upplýsinga. Sama gildir um upplýsingar varðandi einstaka lánþega, greiðendur eða ábyrgðarmenn sem leynt eiga að fara samkvæmt lögum eða eðli máls. Þagnarskylda helst þó látið sé af stjórnarstörfum.

8. gr. Staðfesting og gildistaka
Reglur þessar eru settar með samþykki tilskilins meirihluta stjórnar samkvæmt lögum um LÍN og taka gildi frá og með samþykki þeirra. Reglunar skulu birtar á vef LÍN. Allir stjórnarmenn skulu fá eintak af starfsreglunum og framkvæmdastjóri skal gæta þess að nýr stjórnarmaður fái afhent eintak reglnanna, ásamt lögum um LÍN og viðeigandi stjórnsýslureglum í upphafi fyrsta fundar síns. Ef meirihluti stjórnarmanna er nýr skulu reglurnar ræddar á fyrsta fundi til breytinga eða staðfestingar.



Þannig samþykkt af stjórn LÍN þann 2. mars 2018
Sækja um námslán